Prowadząc firmę, przetwarzamy dużą ilość danych. Właściciele i menadżerowie w oparciu o nie podejmują szereg ważnych decyzji. Bez dostępu do aktualnych, odpowiednio przetworzonych oraz zaprezentowanych w wygodnej formie informacji, jest to problematyczne. O tym, czym jest Business Intelligence, dlaczego warto wdrożyć Power BI w firmie oraz pasji do pracy opowiada Agnieszka Szor, Specjalista Power BI w NAV24
Czym jest Business Intelligence?
Menadżerowie i właściciele firm muszą sobie radzić z dużą ilością różnego rodzaju danych, których stale przybywa. Często są zobowiązani do podejmowania błyskawicznych decyzji. Bez dostępu do aktualnych, odpowiednio przetworzonych oraz zaprezentowanych w wygodnej formie informacji, jest to problematyczne. Narzędziem wspierającym w procesie decyzyjnym mogą być dla nich dedykowane raporty, które prezentują kluczowe wskaźniki w czytelnej postaci. Tradycyjne opracowanie raportów jest jednak dość czasochłonne, żmudne i narażone na ryzyko pomyłek.
Odpowiedzią na te wyzwania jest właśnie oprogramowanie klasy Business Intelligence, które umożliwia zbieranie, eksplorację i przekształcanie danych w informacje, a następnie informacji w wiedzę. W konsekwencji znacznie ułatwia i racjonalizuje proces podejmowania decyzji. Dzięki temu rozwiązaniu menadżerowie mogą również sprawniej identyfikować potencjalne ryzyka, szanse i zagrożenia. Nowoczesne oprogramowanie klasy Business Intelligence przy odpowiedniej konfiguracji pozwala na automatyczne zbieranie i przetwarzanie danych.
W swojej codziennej pracy w NAV24 najczęściej korzystam z narzędzia Power BI. Jest to rozwiązanie, którego producentem jest Microsoft. Wywodzi się z grupy Power Platform i może pobierać dane z wielu różnych źródeł. Power BI to jedno z najbardziej popularnych narzędzi klasy Business Intelligence. Warto tutaj podkreślić, że od kilku lat znajduje się w ścisłej czołówce niezależnego rankingu narzędzi BI, opracowywanego przez agencję badawczą Gartner.
Jak rozpoczęła się Twoja przygoda z Business Intelligence?
Jeśli patrzymy na BI jako łatwo dostępny i scentralizowany zbiór danych wraz z oprogramowaniem do ich przetwarzania, to moja przygoda z BI zaczęła się bardzo dawno temu, w działach kontrolingu i raportowania. Pracowałam wtedy jako analityk i moimi obowiązkami było przygotowanie i analizowanie danych dla Zarządu, Dyrektorów oraz różnych komórek w przedsiębiorstwie. Wymagania nieustanne rosły i jako team musieliśmy tworzyć raporty w coraz krótszym czasie, śrubując zapotrzebowanie na wyniki z dziesiątego dnia roboczego na trzeci.
Niektóre raporty zawierały bardzo dużo informacji, z których wydobycie wiedzy w postaci miar obliczeniowych wymagało znacznego zaangażowania. To były czasy, kiedy Excel miał mniej wierszy i naprawdę ciężko było sobie poradzić z ogromną ilością danych. Zdecydowanie preferowaliśmy analizowanie danych i wyciąganie wniosków niż spędzanie czasu na samym przygotowywaniu informacji.
Konsekwencją tego było zespołowe działanie w celu znalezienia rozwiązań informatycznych, które zrobiłyby tę pracę po prostu za nas. Testowaliśmy kolejno wszystkie narzędzia, które łączyły się prosto do Excela. Na początku pisaliśmy kwerendy Access, później przeszliśmy do korzystania z modułów kostki OLAP, z serwera SQL i innych. Niestety w tamtych czasach nie było tak zaawansowanego oprogramowania, jakie dostępne jest dzisiaj.
Słyszałam, że pochodzisz z Gdańska, a obecnie mieszkasz na południu kraju. Jak to się stało, że trafiłaś do Bielska-Białej?
Moja podróż trwała parę lat. Pracowałam w kilku miastach w Polsce. W ostatnich latach w Krakowie i Katowicach. Natomiast do Bielska-Białej zdecydowałam się przeprowadzić ze względu na pasję do kolarstwa górskiego i miłość do gór. Do firmy NAV24, która zajmuje się przede wszystkim wdrożeniami systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, trafiłam z polecenia znajomego i tak rozpoczęła się moja przygoda w tej firmie, która trwa do dzisiaj.
Dlaczego warto wdrożyć Power BI w swojej firmie?
Wykorzystanie Power BI przez analityków oraz kadrę menadżerską ma za zadanie poprawiać wyniki finansowe firmy, zwiększać konkurencyjność oraz zapobiegać możliwym do wystąpienia zagrożeniom. Środowisko, w którym działają teraz organizacje, jest często niestabilne i złożone. Przedsiębiorstwa potrzebują inteligentnych rozwiązań, które będą analizować dane z często rozproszonych źródeł. Power BI jest zaawansowanym i zarazem przyjaznym w obsłudze oprogramowaniem do gromadzenia, analizowania, wizualizacji i udostępniania danych.
Cechą charakterystyczną Power BI są przede wszystkim interaktywne, współdzielone w ramach zespołu gotowe do użytkowania raporty. Po drugie, możliwość samodzielnego tworzenia raportów oraz automatyczne odświeżanie danych. I w końcu po trzecie, możliwość pobierania danych z różnorodnych źródeł i łączenie ich w jeden zestaw informacji.
Wdrożenie Power BI w firmie gwarantuje wzrost wydajności pracy, ponieważ raporty po utworzeniu odświeżają się automatycznie. Nie ma więc potrzebny przygotowywania ich cyklicznie. W końcu spełniło się moje marzenie z poprzednich lat – narzędzia pracujące nad przygotowaniem danych za nas.
Jeżeli zdecydujemy się na wdrożenie Power BI w naszej firmie, to w dużym skrócie uwalniamy prawdziwy potencjał analityków oraz osób podejmujących kluczowe decyzje w przedsiębiorstwie. To naprawdę potężne narzędzie, dzięki któremu możemy pracować z lepszą jakością danych i w konsekwencji podejmować właściwe decyzje.
Na jakim etapie życia firmy warto wdrożyć BI?
Jeżeli tylko jesteśmy w stanie określić, gdzie mamy lub możemy przechowywać nasze dane, które później podlegają analizie, to uważam, że warto wdrożyć Power BI. Nawet dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Ważnym aspektem wdrożenia Power BI jest fakt, że jest uzupełnieniem systemów i danych, które już posiadamy w przedsiębiorstwie. Umożliwia wzrost efektywności organizacji w dosyć szybkim czasie i ze stosunkowo niewielkimi kosztami.
Wdrożenie Power BI nie generuje zagrożeń operacyjnych, które mogą być powodowane zmianami. W NAV24 opracowaliśmy zestaw gotowych raportów do najczęściej występujących scenariuszy biznesowych. Nie ma więc potrzeby „wymyślania koła na nowo” i dzięki naszemu wsparciu takie wdrożenie może być przeprowadzone bardzo sprawnie.
Jakie korzyści dla przedsiębiorcy wynikają ze wdrożenia Power BI?
Jest naprawdę wiele zalet ze wdrożenia narzędzia Business Intelligence od Microsoft. Wymienię te najważniejsze:
Wielowymiarowa analiza danych.
Dzięki zaawansowanej funkcjonalności analizy danych możesz mieć dostęp do każdej transakcji, jaka miała miejsce w Twojej firmie. Niezależnie od tego, czego ona dotyczyła, Power BI udostępnia możliwość zgłębiania się w dane i analizowanie wszystkich szczegółów.
Udostępnianie pulpitów nawigacyjnych.
W wersji Pro możesz udostępniać wizualizacje danych również innym współpracownikom w organizacji.
Dostęp do raportów z poziomu wielu urządzeń.
Niezależnie od stanowiska i funkcji pełnionej w firmie – Power BI umożliwia szybką aktualizację wszystkich potrzebnych raportów. Jest to możliwe zarówno z poziomu laptopa, tabletu, jak i telefonu komórkowego. Masz więc możliwość dostępu do swoich raportów w dowolnym miejscu na świecie. Aplikacje są dostępne w wersjach dla urządzeń z systemem iOS (iPhone i iPad), Android i Windows.
Integracja wielu źródeł danych.
Możesz podłączyć się do bardzo wielu źródeł danych. Oprócz baz danych masz dostęp także do informacji ze stron internetowych, serwisów, różnego rodzaju aplikacji, a także plików udostępnianych na SharePoint. Daje Ci to dużą elastyczność i pozwala zaoszczędzić sporo czasu na konwersję danych.
Co możemy uzyskać korzystając z Power BI?
Możemy przede wszystkim uzyskać raporty dostosowane do naszych potrzeb. Mogą to być wszelkiego rodzaju raporty finansowe. W NAV24 opracowaliśmy zestaw najbardziej popularnych raportów, które zasilane są danymi z popularnego systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Raporty oparte zostały na bazie najczęściej zgłaszanych potrzeb przez naszych klientów oraz najlepszych praktyk biznesowych. Są to m.in. Bilans, Rachunek Zysków i Strat, wiekowanie należności, zobowiązań, raporty produkcyjne, marżowości czy sprzedażowe.
Jakie narzędzie jest najlepsze, najciekawsze? Jaka jest Twoja ulubiona funkcjonalność w Power BI?
Według mnie najlepszą funkcjonalnością jest usługa Power BI Service. To tutaj znajduje się cała infrastruktura potrzebna do utworzenia raportów w chmurze. Dotyczy to zarówno miejsca dla przechowywania danych, narzędzi do ich optymalizacji, jak i przekształcenia oraz budowania wizualizacji. Dodatkowo zespoły mogą budować sobie środowiska pracy i dowolnie zarządzać dostępem i publikacjami.
Agnieszka Szor
Pochodzi z Pomorza. Jest absolwentką Politechniki Gdańskiej. Jednak między innymi ze względu na swoją pasję, jaką jest kolarstwo górskie enduro, przeprowadziła się do Bielska-Białej.
Trafiła pod skrzydła firmy NAV24, gdzie rozwija swoją karierę zawodową.
Słowa, które ją inspirują, należą do hokeisty Wayne’a Gretzky: “Pudłujesz 100% strzałów, jeśli w ogóle ich nie wykonujesz.”