Od 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące m.in. regulacji pracy zdalnej. Pracownicy otrzymają dodatkowe pieniądze od pracodawców za wykonywanie pracy na odległość. Wśród nich jest rekompensata kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych z domu. Obowiązek wypłaty dodatkowych pieniędzy wynika z nowelizacji Kodeksu pracy. Czym jest ekwiwalent za pracę zdalną? Jak wyliczyć ten dodatek? W jaki sposób wygodnie ewidencjonować nowy ekwiwalent pracowniczy?
Czym jest ekwiwalent za pracę zdalną?
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, niezbędne do wykonywania pracy na odległość. Wymagana będzie również instalacja, serwis i konserwacja narzędzi pracy. Pracodawca dodatkowo pokryje koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.
Zajrzyjmy do art. 67 24 KP.
“§ 1. Pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;
art. 67 24 KP
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
§ 2. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.
§ 3. W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
§ 4. Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
§ 5. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.”
Jak wyliczyć ten dodatek?
Wszystko zależy od jakości i ilości sprzętu, na jakim pracuje pracownik w trybie home office. Przykładowo dla kosztów zużycia energii elektrycznej ekwiwalent przedstawia się następująco:
Laptop i 2 monitory zużywają dziennie ok. 1 kWh. Obecnie koszt 1 kWh wynosi ok. 1 zł. Mnożymy go przez średnio 21 dni roboczych.
Daje nam to ekwiwalent za zużycie energii elektrycznej w wysokości 21 zł.
Czy to dużo? Czy mało? Odpowiedź jest jedna — to zależy. Od czego? Od wysokości rachunków płaconych przez pracownika i jego gospodarstwo domowe. Jeśli stanowi ta kwota do 10% to ekwiwalent nie będzie aż tak atrakcyjny. W przypadku osób, dla których będzie stanowił on ok. 40% rachunku za prąd, uznamy go za wartościowy.
Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu nie stanowią przychodu. Dotyczy to przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W jaki sposób wygodnie ewidencjonować nowy ekwiwalent pracowniczy?
Zakup sprzętu komputerowego to jeden z najczęstszych zakupów związanych z pracą zdalną. W przypadku gdy nabyty na ten cel składnik majątku będzie spełniał definicję środka trwałego, wprowadza się go do ewidencji środków trwałych na zasadach ogólnych. Oczywiście ewidencjonujemy go według ustalonej wartości początkowej. W ewidencji szczegółowej należy dopisać miejsce jego użytkowania np. miejsce zamieszkania pracownika. Takie same zasady dotyczą ewidencji księgowej programów komputerowych.
Ewidencji ekwiwalentu lub ryczałtu dokonujemy na podstawie dowód PK.
Całą ewidencję pracy zdalnej w łatwy sposób można prowadzić w aplikacji Comarch HRM a rozliczać ją w Comarch ERP Optima Kadry i Płace plus.
Comarch HRM wspiera kompleksową obsługę zarządzania zasobami ludzkimi w firmie oraz zarządzanie czasem pracy.
Dzięki tej aplikacji przełożony ma aktualny podgląd urlopów, nieobecności oraz zwolnień lekarskich pracowników. Może również sprawdzić bieżący stan delegacji, czasu pracy, oraz kwalifikacji pracowników.
Dla pracowników to znaczne ułatwienie w planowaniu swoich urlopów, zgłaszaniu nieobecności lub delegacji. Mogą oni również tam sprawdzić swój status w PPK czy pobierać między innymi PIT-11 oraz paski wynagrodzeń.
Comarch Kadry i Płace Plus przeznaczony jest dla firm prowadzących rozbudowaną politykę kadrowo-płacową. Posiada dodatkowe funkcjonalności, między innymi:
- rozliczanie pracy zdalnej,
- opcję powiązania listy płac z wybranym wydziałem,
- możliwość prowadzenia skomplikowanego systemy wynagrodzeń, dla wypłat liczonych według trzynastu algorytmów,
- automatyczne, okresowe naliczanie składników wynagrodzenia oraz rozliczanie nadgodzin.
Przyjazny system księgowy usprawnia ewidencjonowanie nowelizowanych przepisów Kodeksu Pracy. Pozwala również na co dzień mieć łatwy dostęp do wszystkich rozliczeń i dokumentów pracowniczych.
O autorze:
CDN Partner w Krakowie od ponad 20 lat funkcjonuje w ramach partnerskiej struktury COMARCH S.A. Jest to największy Partner Comarch w Małopolsce i jeden z większych w kraju.
Wspiera rozwój przedsiębiorstw, dostarczając systemy Comarch ERP oraz dedykowane rozwiązania, stanowiące “szyte na miarę” dodatkowe funkcjonalności realizujące nawet najbardziej nietypowe procesy.
Ponadto CDN Partner jest Autoryzowanym Partnerem Centrum by Asseco oferując usługi w zakresie kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz firmy POSNET, będącej producentem m.in. drukarek fiskalnych. Oferta kierowana jest zarówno do małych i średnich firm. Duże przedsiębiorstwa, spółki notowane na GPW, firmy krajowe i zagraniczne również korzystają z naszych usług.