Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – wyzwania i korzyści z digitalizacji  

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, jest najczęściej pierwszym krokiem w cyfryzacji i nowoczesnym sposobem na poprawę konkurencyjności rynkowej organizacji. Z jakimi wyzwaniami musi się zmierzyć w przedsiębiorstwo, które pozostanie przy tradycyjnym modelu obsługi dokumentów oraz jakie korzyści niesie za sobą digitalizacja obiegu dokumentów?

Wyzwania, jakie stawia tradycyjny obieg dokumentów w firmie

Mnóstwo firm nadal pozostaje przy tradycyjnym modelu obsługi dokumentów.  Procesowanie dużej ilości faktur czy umów w wersjach papierowych jest mało efektywne i może powodować opóźnienia, a nawet przestoje. W takim przypadku podejmowanie decyzji, przestrzeganie ustalonych zasad, a nawet obieg informacji uzależnione są od poszczególnych pracowników. Jeśli którykolwiek z tych elementów działa nieprawidłowo lub ustalone kryteria nie są odpowiednio przestrzegane, procesy mogą stać się nieefektywne, a nawet całkowicie niewydolne, co często ma wpływ na działanie całej organizacji.

Najważniejsze mankamenty takiego systemu to: 

• konieczność przechowywania papierowej dokumentacji firmowej, która wymaga wygospodarowania w tym celu miejsca na archiwum,
• utrudnione wyszukiwanie informacji i danych zawartych w papierowych dokumentach,
• nieefektywne i czasochłonne przekazywanie dokumentów i komunikacja pomiędzy działami, oddziałami, czy kontrahentami,
• ryzyko utraty lub zniszczenia papierowej dokumentacji,
• dodatkowe koszty, które generuje tradycyjny obieg dokumentów w firmie np. związane z obsługą kurierską,
• utrudnione sygnowanie dokumentów papierowych podpisem, które wymaga dodatkowego zaangażowania pracowników i może powodować opóźnienia, 
• trudniejsze utrzymanie zasad bezpieczeństwa danych i informacji zawartych w dokumentach papierowych, 
• duże zużycie papieru generowane przez tradycyjny obieg dokumentów w firmie.

Proces digitalizacji obiegu dokumentów

Digitalizacja obiegu dokumentów obejmuje wiele różnych procesów, których ostatecznym celem jest wdrożenie odpowiedniego systemu IT umożliwiającego procesowanie dokumentów w wersji elektronicznej – Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 

Oczywiście dziś dokumenty trafiają do firm w różnej formie. Te cyfrowe, dzięki odpowiednim mechanizmom mogą być bezpośrednio przesyłane do Elektronicznego Systemu Obiegu dokumentów. Dokumenty papierowe digitalizuje się np. poprzez ich zeskanowanie. Jednak skany, czyli cyfrowe obrazy drukowanych dokumentów, nie są produktem końcowym. To jedynie materiał przygotowany do właściwego przetwarzania np. za pośrednictwem rozwiązań typu OCR (ang. Optical Character Recognition), które konwertują skany papierowych dokumentów do postaci plików tekstowych. Specjalistyczne oprogramowanie pozwala odczytać nie tylko tekst drukowany, lecz również pismo odręczne, umożliwia także rozpoznanie elementów graficznych czy też danych z tabel. Tak przetworzone dokumenty to znacznie łatwiejsze wyszukiwanie, filtrowanie i zestawianie potrzebnych informacji i danych.

Podstawowe cele digitalizacji i automatyzacji procesu obiegu dokumentów

Efektywność pracy i redukcja kosztów

Komfort operowania cyfrowymi dokumentami jest nieporównywalnie większy, niż w przypadku tradycyjnej dokumentacji papierowej. Pliki elektroniczne można szybko odszukać, edytować i wysłać. Cyfrowy dokument nie wymaga fizycznego przekazania z rąk do rąk lub przesyłania pocztą. To oznacza, że Elektroniczny obieg dokumentów w firmie znacząco wspiera współpracę między oddziałami, działami oraz osobami. Ma znaczenie szczególnie dla firm działających w znacznym rozproszeniu, ale zwiększy efektywność właściwie każdej organizacji.

Pełna kontrola

Dostęp do zapisanych na firmowym serwerze plików mają wyłącznie osoby do tego uprawnione, dzięki czemu dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce, a także nie zostaną zagubione ani zniszczone. Zwiększa się też transparentność pracy, ponieważ każdy krok obiegu dokumentu jest zapisywany. Analiza przebiegu procesu wspiera wdrażanie odpowiednich usprawnień. 

Automatyzacja

Automatyzacja obiegu dokumentów wspiera realizację podstawowych, powtarzalnych zadań. Uwolnione zasoby można zaangażować w wykonywanie projektów wspierających rozwój organizacji, lepszą i szybszą obsługę klientów czy kontrahentów biznesowych, czy innowacje.

Jaki system EOD wybrać?

Elektroniczny Obieg Dokumentów służy do digitalizacji procesów biznesowych związanych z obsługą dokumentów, takich jak np. faktury, czy umowy. Nie tylko przenosi on analogowe procesy do świata cyfrowego, ale również pozwala na usprawnienie i automatyzację pewnych działań, które dotychczas były wykonywane wyłącznie manualnie.

Jaki system do elektronicznego obiegu zatem warto rozważyć? Oferta rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych jest dość szeroka. Firmy oferujące wsparcie w tym zakresie proponują gotowe, pudełkowe rozwiązania lub budowę dedykowanych systemów, szytych na miarę potrzeb organizacji. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie platform low-code. Tego typu rozwiązania dają możliwość digitalizacji praktycznie wszystkich procesów biznesowych w organizacji. Dzięki temu budowa Elektronicznego Obiegu Dokumentów może być punktem startowym w drodze do cyfrowej transformacji całego przedsiębiorstwa. 

Z pomocą technologii low-code jesteśmy w stanie tworzyć skuteczny obieg dokumentów, ale też wiele innych aplikacji wspierających np. procesy sprzedażowe, zadania działu HR, czy działalność produkcyjną.  Technologia low-code wymaga niewielkich, a w niektórych przypadkach w zasadzie żadnych umiejętności programowania. Dzięki czemu zaawansowane aplikacje wspierające procesy biznesowe mogą być tworzone zarówno przez osoby z działów IT, jak i osoby z biznesu.  Wizualny interfejs z podstawową logiką oraz funkcja przeciągnij i upuść ułatwia dialog działu IT z biznesem i łatwe dostosowywanie aplikacji zarówno do potrzeb użytkowników, jak i zmian związanych z rozwojem organizacji. 

Elektroniczny obieg dokumentów – podsumujmy korzyści dla firmy

Przechowywanie, wysyłka, a nawet podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej to wymierne korzyści dla firmy. Oto niektóre z nich:

• wzrost efektywności realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów, czyli oszczędności,
• sprawniejszy obieg faktur, formularzy, wniosków i innych dokumentów firmowych, które trafiają do odbiorcy drogą online w kilka sekund,
• opcja powiadomień o tym np., że pracownik zapoznał się z daną dokumentacją,
• łatwe i szybkie wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów,
• możliwość udostępnienia dokumentu wszystkim zainteresowanym osobom jednocześnie,
• możliwość zebrania wszystkich dokumentów, z którymi musi zapoznać się każdy nowy pracownik (wystarczy jeden link, jedna zakładka),
• sprawne podpisywanie dokumentów np. przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• wysokie bezpieczeństwo cyfrowej dokumentacji oraz danych i informacji w niej zawartych
• możliwość automatyzacji powtarzalnych działań, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.

Czytaj więcej na portalu biznesowym

• Jak odpowiednio reagować na negatywne opinie w Internecie?
• Julia i Przemysław Skowron z nową książką “Juleczka z pudełeczka”
• Jak autentyczność w social mediach wpływa na sukces Twojej marki?
• Handel w sieci – czy rosnący trend się utrzyma?
• Pokolenie Z w pracy: Mit czy rzeczywistość “płatków śniegu”?